Automatisk varainnkalling

Kaukus sin varainnkalling forenkler og automatiserer innkallingen av varamedlemmer. Servicetorget eller sekretærer trenger ikke lenger å forholde seg til manuelle rutiner.

Les merBook demo

Hvorfor automatisk varainnkalling?

Kaukus sjekkpunkt ikon

Fantastisk brukervennlighet

Tidsbesparende både for sekretær og politikere

Forutsigbare rutiner for faste representanter og vararepresentanter

Reduserer administrasjonskostnader

Automatiserer og forenkler varainnkallingsprosessen

Alt dokumenteres automatisk til senere bruk

Gir sekretærene full oversikt over hele prosessen

Hvordan automatisk varainnkalling fungerer

De faste representantene mottar i forkant av møtet en epost fra Kaukus hvor de kan melde inn forfall. Når systemet mottar en forfallsmelding startes prosessen automatisk. Det vil bli sendt en SMS fra systemet til første varamedlem på listen til det aktuelle partiet. Varamedlemmet som har mottatt SMS kan nå enten svare JA eller NEI på denne meldingen. Denne prosessen vil fortsette inntil det er en vara på plass, helt uten manuelt arbeid.

1 - Kaukus viser oppmøteoversikten

2 - En representant melder forfall.

3 - Kaukus sender automatisk en SMS til første ledige vara.

4 - Første vara kan ikke møte. Hun svarer NEI på SMS.

5 - Svaret blir logget. Neste ledige vara får en SMS

6 - Denne varaen kan møte. Han svarer JA på SMS.

7 - Vara er på plass. Oppmøteoversikten blir automatisk oppdatert.

Integrasjoner

Kaukus har integrasjon mot to av de største sak- og arkivsystemene i Norge, Sikri (Elements/Ephorte) og TietoEvry (Public 360). Disse integrasjonene gjør at vi kan hente ut møter, utvalg og utvalgsmedlemmer til bruk i Kaukus sin automatiske varainnkalling. Endringer i sak- og arkivsystem kommer direkte inn i Kaukus. Kaukus er en skybasert løsning, noe som gjør det enkelt og sikkert å være kunde.

Oppstart og opplæring

Kaukus har fantastisk brukervennlighet og er intuitivt å bruke. Opplæringen gjennomføres for hver enkelt kommune, hvor vi samtidig gjør de nødvendige tilpasningene til deres hverdag.

For oss i Kaukus er våre kunders behov og ønsker alltid førsteprioritet, og vi er tilgjengelige for en prat enten via supportchatten, epost eller på telefon.

Ofte stilte spørsmål om automatisk varainnkalling

Automatisk vara-
innkalling

Hvordan fungerer automatisk varainnkalling?

Automatisk varainnkalling hjelper sekretærene med det praktiske rundt å skaffe til veie en vararepresentant. Alt blir i tillegg loggført i systemet, slik at man har dokumentasjonen på plass uten videre arbeid. For mer informasjon om automatisk varainnkalling, se produktsidene våre.

Dokumentere dere selve varainnkalling prosessen?

Ja, systemet autogenererer logg over SMS-er hver gang det kommer et forfall.

Hvordan håndterer systemet delvis forfall?

Representanter mottar en epost med en lenke hvor de fyller ut et digitalt skjema hvor de melder inn tidspunkt for forfall.

Hvordan melder politikere forfall i systemet?

Politikerne mottar en epost fra system i god tid før møte hvor de melder type forfall og årsak til at det må kalles inn et varamedlem.

Håndterer systemet inhabilitet?

En representant kan melde inn sikkert inhabilitet som et type forfall i systemet. Det er også mulig for representanten be om en habilitetsvurdering.

Alle våre løsninger

Kaukus mockup av varainnkalling i bruk på mobil og pc

Automatisk varainnkalling

Digital votering

Forslag

Tid- og talestyring

(Kommer ila 2021)